Praca grupowa jest niezbędna w firmach zwłaszcza przy realizowaniu różnego rodzaju przedsięwzięć. Czasami „praca grupowa” oznacza możliwość wspólnego planowania zadań z użyciem poczty elektronicznej i kalendarza, ale dopiero używając zaawansowanych programów komputerowych menedżerowie mogą lepiej zaplanować pracę, sprawniej delegować zadania i w efekcie wykonać założenia projektu w ustalonym terminie . Wybierając aplikację do pracy grupowej warto przemyśleć swoje potrzeby i sprawdzić , czy aplikacja zawiera moduły , które umożliwią ich zaspokojenie.

Koordynujący pracę przydziela każdemu, kto partycypuje w pracy grupowej login i hasło umożliwiające dostęp do aplikacji i jej modułów, nadaje określone uprawnienia i przydziela zadania do wykonania . Dzięki narzędziom służącym pracy grupowej możliwa jest także komunikacja internetowa pomiędzy osobami biorącymi udział w projekcie poprzez fora dyskusyjne, czaty oraz system komentarzy. Osoba koordynująca pracę grupową ma również możliwość generowania raportów określających stan prac, czas pozostający do wykonania projektu i ocenę aktywności poszczególnych osób . Możliwa jest także archiwizacja danych i ich dalsza analiza.